Le suivi efficace des présences et du temps de travail des employés est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. Il vous permet d’établir des factures précises pour les services que vous proposez et peut vous aider à respecter les lois locales et fédérales sur le travail. De même, si vos employés sont payés à l’heure, un bon système de gestion des temps et des présences peut faciliter le traitement de la paie.
Si vous envisagez de mettre en place un nouveau système de gestion des temps et des présences dans votre entreprise, voici les caractéristiques à prendre en compte :
1. Gestion des présences
Le système de gestion du temps et des présences que vous choisissez doit automatiser et simplifier la gestion des présences. Les employés doivent pouvoir s’enregistrer et s’absenter chaque jour pour marquer leur présence. Si des employés travaillent dans les bureaux de clients, il peut être très utile de choisir un système qui leur permette d’enregistrer leurs présences uniquement à partir de ces lieux spécifiques.
Le système devrait également marquer automatiquement comme absents les employés qui ne se présentent pas pour la journée. Cependant, il arrive que les employés oublient de noter leurs présences ou qu’ils les notent par erreur pendant leur jour de congé. Dans ce cas, votre système de gestion des présences doit vous permettre d’ajuster les entrées de présences. En outre, si vous disposez déjà d’un système biométrique, il est préférable d’opter pour un système qui s’intègre à votre système biométrique existant afin d’éviter tout travail supplémentaire.
Dans tous les cas, vous pouvez faire appel à ACE Electronic pour vous accompagner à trouver la meilleure solution à votre entreprise. Le logiciel de pointage proposé par ACE Electronic vous permettra d’optimiser le meilleur équilibre dans votre entreprise et d’assurer sa productivité. Visiter ce site pour voir les logiciels de pointage dédiés à votre organisation. Vous pouvez également contacter l’entreprise au 04 78 05 17 58 pour toute autre information.
2. Gestion des congés
Les congés et les présences de vos employés étant étroitement liés, l’intégration de fonctions de gestion des congés dans votre système de gestion des temps et des présences pourrait simplifier encore davantage les opérations de base en matière de ressources humaines. Le système que vous choisissez doit permettre à votre organisation de configurer les politiques de congé en fonction des lois sur les congés applicables à votre organisation. Votre système doit aider vos employés :
- A vérifier leurs soldes de congés,
- A demander des congés,
- A convertir des absences en congés,
- A vérifier leur calendrier de congés,
- A prendre des congés compensatoires, etc.
Il doit également permettre à l’équipe des ressources humaines et aux responsables d’approuver ou de rejeter les demandes de congé des salariés. En outre, le module de gestion des congés de votre système de gestion du temps et des présences doit être personnalisable afin que vous puissiez gérer les congés des employés comme vous le souhaitez. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux employés de reporter leur solde de congés sur l’année suivante, le système doit prendre en charge cette fonction.
3. Gestion des horaires des employés
Votre système de gestion du temps et des présences doit vous permettre de simplifier la planification des horaires des employés et de rendre le processus simple et transparent pour vos employés. Le système doit vous permettre de créer plusieurs équipes en même temps, ainsi que de définir des limites de temps et des indemnités d’équipe sans effort. Il doit automatiser les rotations d’équipes afin d’éviter les conflits d’équipes et les erreurs. En cas de changement d’équipe, le système doit pouvoir avertir instantanément les employés afin qu’ils puissent planifier leur emploi du temps à l’avance. Cela permet d’éviter les problèmes de dernière minute.